PEMBELIAN
Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
1. Gudang
Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.
2. Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
3. Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
4. Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
5. Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
PENGELUARAN
A. Sistem Pemrosesan Pembelian
Langkah-langkah kegiatan yang membentuk sistem pembelian:
B. Sistem Pembelian Manual
Sistem pembelian secara manual dapat diterapkan pada perusahaan manufaktur dan retail.
sumber
2. Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
3. Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
4. Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
5. Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
PENGELUARAN
A. Sistem Pemrosesan Pembelian
Langkah-langkah kegiatan yang membentuk sistem pembelian:
- Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan.
- Proses pembelian yang menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian. Informasi ini dikirimkan baik ke pemasok maupun ke tempat pemrosesan Utang Dagang (UD).
- Setelah periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok. Barang yang diterima diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko-toko atau gudang.
- Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan.
- Proses Utang Dagang (UD) menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi ini dengan informasi lainnya yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa yang akan datang.
- Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total dalam kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total dalam persediaan).
B. Sistem Pembelian Manual
Sistem pembelian secara manual dapat diterapkan pada perusahaan manufaktur dan retail.
- Kontrol Persediaan. Kontrol persediaan memonitor dan mencatat tingkat persediaan barang. Ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian. Salinan permintaan pembelian pembelian dikirimkan ke departemen pembelian, utang dagang yang disimpan di penundaan utang dagang, petugas administrasi kontrol persediaan disimpan di file permintaan pembelian terbuka.
- Departemen Pembelian. Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, mensortir mereka menurut pemasoknya, dan menyiapkan pesanan pembelian (PP) majemuk untuk setiap pemasok. Salinan PP dikirimkan ke kontrol persediaan, bagian UD, departemen penerimaan, dan pemasok sebanyak dua buah.
- Penerimaan. Kebanyakan perusahaan menghadapi jeda waktu antara waktu menempatkan pesanan dan menerima persediaan. Perhatikan bahwa tidak ada peristiwa ekonomi yang muncul. Oleh karena itu, perusahaan membuat jurnal memo untuk penundaan penerimaan dan kewajiban persediaan.
- Departemen Utang Dagang. Petugas administrasi utang dagang merekonsiliasi informasi keuangan dengan dokumen file penundaan, mencatat transaksi dalam jurnal pembelian, dan memposkan ke akun pemasok dalam buku besar utang dagang. Setelah mencatat kewajiban, petugas administrasi UD mentransfer semua dokumen sumber ke file utang dagang terbuka.
- Departemen Buku Besar. Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen utang dagang dan rangkuman akun dari kontrol persediaan. Petugas administrasi buku besar memposkan voucher jurnal ke akun persediaan dan utang dagang dan merekonsilisasi akun kontrol persediaan dan rangkuman buku besar persediaan.
sumber
